Ketentuan Layanan • eArsip Digital BKPSDM Natuna

# KETENTUAN LAYANAN APLIKASI eARSIP

## BKPSDM KABUPATEN NATUNA

**Tanggal Berlaku: 22 September 2026**

Ketentuan Layanan ini mengatur penggunaan Aplikasi eArsip BKPSDM Kabupaten Natuna. Dengan mengakses atau menggunakan aplikasi, pengguna dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan berikut.

### 1. Tujuan Aplikasi

Aplikasi eArsip digunakan untuk mendukung pengelolaan, penyimpanan, pencarian, penyajian, dan pengamanan arsip elektronik di lingkungan BKPSDM Kabupaten Natuna.

Aplikasi ini digunakan untuk kepentingan kedinasan dan bukan untuk kepentingan pribadi atau komersial.

### 2. Pengguna Aplikasi

Pengguna aplikasi terdiri atas:

1. Superadmin;
2. Admin;
3. Admin Terbatas;
4. Pegawai atau pengguna;
5. Pihak lain yang memperoleh akses resmi.

Setiap pengguna memperoleh akses berdasarkan tugas, jabatan, tanggung jawab, dan kewenangan yang ditetapkan pengelola.

### 3. Akun Pengguna

Akun dibuat atau diaktifkan oleh pengelola berdasarkan kebutuhan kedinasan. Pengguna wajib:

1. Memberikan data identitas yang benar;
2. Menggunakan akun sesuai peruntukannya;
3. Menjaga kerahasiaan nama pengguna dan kata sandi;
4. Tidak memberikan akun kepada pihak lain;
5. Segera melaporkan kehilangan akun atau aktivitas mencurigakan;
6. Keluar dari aplikasi setelah selesai digunakan.

Seluruh aktivitas melalui akun menjadi tanggung jawab pemilik akun sampai terdapat laporan resmi mengenai penyalahgunaannya.

### 4. Hak Akses

Hak akses diberikan berdasarkan peran pengguna:

1. Superadmin mengelola sistem, pengguna, arsip, hak akses, dan pengaturan aplikasi;
2. Admin mengelola data sesuai kewenangan;
3. Admin Terbatas hanya mengelola data yang diizinkan;
4. Pengguna hanya mengakses, mengunggah, atau memperbarui data sesuai izin;
5. Pengguna dilarang mencoba memperoleh akses yang tidak diberikan kepadanya.

Pengelola dapat menambah, mengurangi, atau mencabut hak akses sesuai kebutuhan organisasi.

### 5. Pengunggahan Arsip

Aplikasi menerima:

1. **Arsip Dokumen**, berupa dokumen administrasi atau kedinasan;
2. **Arsip Dokumentasi**, berupa foto, video, audio, atau media kegiatan lainnya.

Arsip yang diunggah harus:

1. Berkaitan dengan tugas kedinasan;
2. Memiliki informasi yang benar dan lengkap;
3. Menggunakan nama dan klasifikasi yang jelas;
4. Ditempatkan pada jenis arsip, tahun, dan kegiatan yang sesuai;
5. Tidak merupakan duplikasi;
6. Tidak mengandung virus atau program berbahaya;
7. Tidak melanggar kerahasiaan atau ketentuan yang berlaku.

Pengguna bertanggung jawab atas kebenaran, keaslian, dan kelengkapan arsip yang diunggah.

### 6. Peninjauan dan Penguncian Arsip

Arsip yang telah diunggah dapat diperiksa oleh Admin atau pejabat berwenang.

Sebelum dikunci, arsip dapat diperbaiki atau dihapus sesuai hak akses. Setelah ditinjau dan dikunci, arsip tidak dapat diubah atau dihapus oleh pengguna maupun Admin Terbatas.

Perubahan atau penghapusan arsip yang telah dikunci hanya dapat dilakukan oleh Superadmin atau pihak yang diberi kewenangan. Setiap tindakan dapat dicatat dalam riwayat aktivitas.

### 7. Penyimpanan Google Drive

Aplikasi dapat terhubung dengan Google Drive atau media penyimpanan resmi lainnya untuk membuat folder, mengunggah, menyimpan, menampilkan, mengunduh, memperbarui, dan menghapus file sesuai kewenangan.

Pengguna dilarang mengubah atau menghapus file secara langsung apabila tindakan tersebut dapat merusak struktur atau keterhubungan data aplikasi.

### 8. Larangan Penggunaan

Pengguna dilarang:

1. Menggunakan aplikasi di luar kepentingan kedinasan;
2. Mengakses akun atau dokumen tanpa izin;
3. Mengunggah data palsu, tidak sah, atau melanggar ketentuan;
4. Mengubah atau menghapus data tanpa kewenangan;
5. Menyebarluaskan arsip terbatas atau rahasia;
6. Mengunggah virus, malware, atau kode berbahaya;
7. Mencoba menembus keamanan sistem;
8. Mengganggu server, jaringan, atau layanan aplikasi;
9. Memanfaatkan data untuk kepentingan pribadi, politik, atau komersial;
10. Memanipulasi dokumen atau catatan aktivitas.

### 9. Kerahasiaan Dokumen

Dokumen hanya boleh digunakan untuk kepentingan kedinasan sesuai kewenangan. Pengguna wajib menjaga kerahasiaan, tidak membagikan tautan akses, dan tidak menyebarkan dokumen tanpa persetujuan.

Penyalahgunaan atau penyebarluasan dokumen menjadi tanggung jawab pengguna yang melakukannya.

### 10. Ketersediaan Layanan

Pengelola berupaya menjaga aplikasi tetap tersedia dan aman. Namun, layanan dapat dihentikan sementara karena pemeliharaan, pembaruan, gangguan server, jaringan, listrik, insiden keamanan, atau keadaan di luar kendali.

Pengelola dapat menambah, mengubah, membatasi, atau menghentikan fitur sesuai kebutuhan organisasi.

### 11. Pencatatan Aktivitas

Aplikasi dapat mencatat waktu masuk, unggah, perubahan, penghapusan, peninjauan, penguncian, pengunduhan, dan aktivitas lainnya.

Catatan tersebut dapat digunakan untuk keamanan, pengawasan, pemeriksaan, evaluasi, dan audit.

### 12. Penonaktifan Akun

Pengelola dapat membatasi atau menonaktifkan akun apabila:

1. Pengguna melanggar ketentuan;
2. Ditemukan aktivitas mencurigakan;
3. Akun digunakan pihak lain;
4. Pengguna tidak lagi memiliki kewenangan;
5. Terjadi perubahan jabatan atau unit kerja;
6. Terdapat permintaan resmi dari pejabat berwenang.

### 13. Tanggung Jawab

Pengguna bertanggung jawab atas aktivitas akun, dokumen yang diunggah, kebenaran informasi, kerahasiaan data, dan penggunaan dokumen.

Pengelola tidak bertanggung jawab atas gangguan internet, kerusakan perangkat, kehilangan data akibat kelalaian pengguna, penyalahgunaan akun, atau gangguan layanan pihak ketiga.

### 14. Pelanggaran

Pelanggaran dapat dikenai peringatan, pembatasan akses, penonaktifan akun, pengamanan dokumen, atau tindakan administratif sesuai tingkat pelanggaran dan ketentuan yang berlaku.

### 15. Privasi dan Perubahan Ketentuan

Pengelolaan data mengikuti Kebijakan Privasi Aplikasi eArsip BKPSDM Kabupaten Natuna.

Ketentuan Layanan dapat diperbarui sesuai perkembangan aplikasi, teknologi, kebutuhan organisasi, dan ketentuan yang berlaku. Perubahan diumumkan melalui aplikasi atau media resmi.

### 16. Kontak Pengelola

Pertanyaan, pengaduan, atau laporan gangguan dapat disampaikan kepada:

**Pengelola Aplikasi eArsip**
**BKPSDM Kabupaten Natuna**
Alamat: Bukit Arai, Kecamatan Bunguran Timur, Kabupaten Natuna, Kepulauan Riau
WhatsApp: **081274140506**
Email: **bkpsdm.natuna@gmail.com**
Website: **http://bkpsdm.natunakab.go.id**

**BKPSDM KABUPATEN NATUNA**
*Pengelolaan Arsip Digital yang Aman, Tertib, Efektif, dan Akuntabel.*