Kebijakan Privasi • eArsip Digital BKPSDM Natuna

# KEBIJAKAN PRIVASI APLIKASI eARSIP

## BKPSDM KABUPATEN NATUNA

**Tanggal Berlaku: 22 September 2026**

Kebijakan Privasi ini menjelaskan pengumpulan, penggunaan, penyimpanan, dan perlindungan data dalam Aplikasi eArsip BKPSDM Kabupaten Natuna. Dengan menggunakan aplikasi, pengguna dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui kebijakan ini.

### 1. Ruang Lingkup

Kebijakan ini berlaku bagi Superadmin, Admin, Admin Terbatas, pegawai, dan pihak lain yang memperoleh akses resmi ke Aplikasi eArsip BKPSDM Kabupaten Natuna.

### 2. Data yang Dikumpulkan

Aplikasi dapat mengumpulkan dan mengelola:

1. Data identitas, seperti nama, NIP, jabatan, unit kerja, email, nomor telepon, dan foto;
2. Data akun, seperti nama pengguna, kata sandi yang diamankan, peran, dan hak akses;
3. Data arsip dokumen, seperti nama, jenis, nomor, tanggal, tahun, uraian, dan file dokumen;
4. Data dokumentasi berupa nama kegiatan, tahun, foto, video, audio, dan keterangan;
5. Riwayat aktivitas, seperti waktu masuk, unggah, perubahan, penghapusan, peninjauan, penguncian, dan pengunduhan;
6. Data teknis, seperti alamat IP, perangkat, peramban, serta waktu akses.

### 3. Tujuan Penggunaan Data

Data digunakan untuk:

1. Mengelola arsip secara elektronik;
2. Memverifikasi identitas dan hak akses;
3. Menyimpan, mencari, menampilkan, dan mengunduh dokumen;
4. Mengatur akses berdasarkan peran dan jenis dokumen;
5. Mendukung peninjauan serta penguncian arsip;
6. Mencegah kehilangan, duplikasi, dan penyalahgunaan data;
7. Mencatat aktivitas untuk pengawasan dan audit;
8. Meningkatkan keamanan dan kualitas layanan;
9. Mendukung pelaksanaan tugas kedinasan BKPSDM Kabupaten Natuna.

### 4. Penyimpanan Data

Data dapat disimpan pada server aplikasi, basis data, Google Drive, atau media penyimpanan resmi lainnya. Data disimpan selama masih diperlukan untuk kepentingan kedinasan, administrasi, pemeriksaan, dan pengelolaan arsip.

Dokumen yang disimpan melalui layanan pihak ketiga juga dapat tunduk pada kebijakan keamanan dan privasi penyedia layanan tersebut.

### 5. Penggunaan Google Drive

Jika terhubung dengan Google Drive, aplikasi dapat membuat folder, mengunggah, menyimpan, menampilkan, mengunduh, memperbarui, atau menghapus file sesuai kewenangan pengguna.

Akses Google Drive hanya digunakan untuk penyelenggaraan layanan eArsip dan tidak digunakan untuk kepentingan lain.

### 6. Hak Akses Pengguna

Setiap pengguna hanya dapat mengakses data sesuai peran dan kewenangannya.

1. Superadmin memiliki akses pengelolaan sistem secara penuh;
2. Admin mengelola data sesuai kewenangan;
3. Admin Terbatas hanya mengelola data yang diizinkan;
4. Pengguna hanya dapat mengakses fitur dan dokumen yang diberikan kepadanya;
5. Arsip yang telah ditinjau atau dikunci tidak dapat diubah atau dihapus oleh pengguna yang tidak berwenang.

### 7. Keamanan Data

BKPSDM Kabupaten Natuna berupaya melindungi data melalui autentikasi akun, pembatasan akses, pengamanan kata sandi, pencatatan aktivitas, penguncian dokumen, pencadangan, dan pemeliharaan sistem.

Pengguna wajib menjaga kerahasiaan akun dan segera melaporkan kehilangan kata sandi atau aktivitas mencurigakan. Tidak ada sistem elektronik yang sepenuhnya bebas dari gangguan atau risiko keamanan.

### 8. Pembagian Data

Data tidak diperjualbelikan atau digunakan untuk kepentingan komersial. Data hanya dapat diakses atau diberikan kepada:

1. Pejabat dan pegawai yang berwenang;
2. Pengelola teknis aplikasi;
3. Penyedia layanan pendukung sistem;
4. Instansi atau aparat berwenang berdasarkan permintaan resmi;
5. Pihak lain berdasarkan persetujuan atau ketentuan yang berlaku.

### 9. Hak Pengguna

Pengguna dapat:

1. Melihat dan memperbarui data akun;
2. Meminta perbaikan data yang tidak tepat;
3. Meminta penjelasan mengenai penggunaan data;
4. Melaporkan dugaan penyalahgunaan akun atau data;
5. Meminta penonaktifan akun apabila tidak lagi berwenang.

Permintaan penghapusan data tidak dapat dilaksanakan apabila data tersebut masih wajib disimpan sebagai arsip resmi atau diperlukan untuk kepentingan kedinasan.

### 10. Kewajiban Pengguna

Pengguna wajib memberikan data yang benar, menjaga keamanan akun, mengunggah dokumen yang sah, tidak menyebarkan informasi tanpa izin, serta tidak mengakses, mengubah, atau menghapus data di luar kewenangannya.

Aktivitas melalui akun menjadi tanggung jawab pemilik akun sepanjang belum dilaporkan adanya penyalahgunaan.

### 11. Insiden Keamanan

Jika terjadi kebocoran, kehilangan, kerusakan, atau akses tanpa izin, pengelola dapat membatasi akses, mengamankan akun, memulihkan data, melakukan pemeriksaan, dan memberitahukan pihak terkait apabila diperlukan.

### 12. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui sesuai perkembangan aplikasi, kebutuhan organisasi, teknologi, dan ketentuan yang berlaku. Perubahan akan diumumkan melalui aplikasi atau media resmi BKPSDM Kabupaten Natuna.

### 13. Persetujuan

Dengan menggunakan Aplikasi eArsip, pengguna menyetujui pengelolaan data sesuai kebijakan ini serta bertanggung jawab atas kebenaran data dan dokumen yang diunggah.

### 14. Kontak Pengelola

Pertanyaan, permintaan perbaikan data, atau laporan keamanan dapat disampaikan kepada:

**Pengelola Aplikasi eArsip**
**BKPSDM Kabupaten Natuna**
Alamat: Bukit Arai, Kecamatan Bunguran Timur, Kabupaten Natuna, Kepulauan Riau
WhatsApp: **081274140506**
Email: **bkpsdm.natuna@gmail.com*
Website: **http://bkpsdm.natunakab.go.id**

**BKPSDM KABUPATEN NATUNA**
*Pengelolaan Arsip Digital yang Aman, Tertib, Efektif, dan Akuntabel.*